Wir machen nicht nur Seminare über Datenschutz, sondern gehen auch mit gutem Beispiel voran

Hier finden Sie alle relevanten Informationen zum Schutz Ihrer persönlichen Daten bei uns.

Verantwortlicher:

JES Janssen EDV Schulung und Beratung GmbH
Mommsenstr. 47
10629 Berlin

Tel: (030) 305 24 25
Fax: (030) 305 24 22
mail@jes.berlin

Ansprechpartner, persönlich verantwortliche Person:

Axel Janssen

Über wen verarbeiten wir personenbezogene Daten:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten über unsere Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer (Seminargäste) sowie über Interessentinnen und Interessenten an unserem Angebot.

Kategorien und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten:

Über unsere Seminargäste verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

• Name, Vorname, Titel, Geschlecht
• Betrieb, Anschrift des Betriebs
• Kontaktdaten wie Telefon, Fax, E-Mail-Adresse
• Art der Mitgliedschaft im jeweiligen Gremium wie Vorsitzende(r), normales Mitglied, Ersatzmitglied
• Mitgliedschaft in Ausschüssen wie Wirtschaftsausschuss, IT-Ausschuss
• Sonderfunktion wie Schriftführer
• Besuchte Seminare
• Daten über den Verlauf der Reservierung und Anmeldung (Zeitpunkt, Weg der Reservierung wie telefonisch, selbst per Internet etc.)
• Daten über die Kommunikation (E-Mails, Korrespondenz, ggf. Daten über Telefongespräche, Bestätigungen der Anmeldungen)
• Raucherzimmer bei Zimmerreservierung erwünscht oder nicht
• Fotos
• Teilnahmestatus (Seminar besucht, nicht erschienen etc.)

Zusätzlich verarbeiten wir über unsere Gäste bei Online-Seminaren folgende weiteren personenbezogenen Daten:

• Wenn das Begleitmaterial an die Privatanschrift versendet werden soll: Die Privatanschrift

Alle Daten werden bei den Seminargästen selbst erhoben, sofern sie die Anmeldung selbst vornehmen. Erfolgt die Anmeldung durch eine andere Person als den Seminargast selbst, gehen wir davon aus, dass sein Einverständnis vorliegt. Die Fotos aus dem Seminaren werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Seminargäste aufgenommen.

Über unsere Interessenten verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

• Name, Vorname, Titel, Geschlecht
• Betrieb, Anschrift des Betriebs, Kontaktdaten
• Wenn bekanntgegeben Funktion(en) im Betriebsrat
• Angefragte Themen, z. B Anfrage nach einem Inhouse-Seminar
• Daten über den Verlauf der Anfrage (Zeitpunkt, Form der Anfrage)
• Daten über die Kommunikation (E-Mails, Angebote, Korrespondenz)

Die Daten werden bei den Interessenten selbst erhoben.

Zweckbestimmungen der Verarbeitung:

Die Daten über unsere Seminargäste verarbeiten wir für folgende Zwecke:

Durchführung und Abwicklung der Seminare (Zusendung der Bestätigungen, Material im Seminar wie Tischschilder etc., Hotelbuchung, Rechnungstellung)

• Die Verarbeitung der Daten für diese Zwecke dient der Erfüllung unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Durchführung der Seminare (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zusendung der Fotos aus dem Seminar

• Die Verarbeitung der Daten für diesen Zweck dient der Erfüllung unseres berechtigten Interesses daran, unsere Gäste mit einem Erinnerungsfoto zu erfreuen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Buchhaltung und Erfüllung von Offenlegungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung (z. B. bei einer Betriebsprüfung)

• Die Verarbeitung der Daten für diese Zwecke ist für die Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich, denen wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Erfüllung von gesetzlichen Offenlegungspflichten gegenüber den jeweils zuständigen Gesundheitsbehörden im Zusammenhang mit der Nachverfolgung von Infektionen; Hinweis: Diesen Zweck haben wir neu hinzugefügt, er ist aber mit den ursprünglichen Zwecken gem. Art. 6 Abs. 4 DSGVO vereinbar.

• Die Verarbeitung der Daten für diese Zwecke ist für die Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich, denen wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. dem Infektionsschutzgesetz und Länderverordnungen über Maßnahmen zum Schutz vor der Weiterverbreitung von Infektionen).

Mit ausdrücklicher Zustimmung des Seminargasts auch: Abbildung des Fotos zu Werbezwecken auf unserer Website

• Die Verarbeitung der Daten für diesen Zweck beruht auf der ausdrücklichen Einwilligung der Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Zusendung von Informationsmaterial

• Die Verarbeitung der Daten für diesen Zweck dient der Erfüllung unseres berechtigten Interesses daran, unsere Kunden über Angebote zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zusendung des Begleitmaterials an die Privatanschrift

• Die Verarbeitung der Daten für diese Zwecke dient der Erfüllung unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Durchführung der Seminare (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Anschriften werden unmittelbar nach Durchführung des Seminars von uns gelöscht.

Die Daten über Interessenten verarbeiten wir für folgende Zwecke:

Zusendung von Informationsmaterial und Angeboten

• Die Verarbeitung der Daten für diesen Zweck dient der Erfüllung unseres berechtigten Interesses an daran, unsere Kunden über Angebote zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Weitergabe an Dritte:

Wir geben folgende Daten für die jeweils genannten Zweckbestimmungen an Dritte weiter:

• Name, Vorname, Titel, Geschlecht, Raucherzimmer erwünscht, An- und Abreisedatum von Seminargästen, die über uns ein Hotelzimmer buchen, geben wir für den Zweck der Zimmerreservierung an das jeweilige Hotel weiter. Bei „Tagesgästen“, also solchen Gästen, die kein Hotelzimmer über uns buchen, geben wir keine personenbezogenen Daten der Seminargäste an das Hotel weiter.
• Name, Vorname, Titel, Betrieb, Ort des Betriebs geben wir für den Zweck der Vorbereitung auf das Seminar an den jeweiligen Referenten des Seminars weiter.
• Name, Vorname, Titel, besuchte Seminare geben wir zum Zweck der Rechnungsstellung an die Arbeitgeber weiter
• Name, Vorname, Titel, Betrieb, besuchte Seminare, Anschrift des Betriebs auf den Rechnungen an die Arbeitgeber geben wir zum Zweck der Buchhaltung an unsere Steuerberaterin und zum Zweck der Betriebsprüfung ggf. an die Finanzbehören weiter.
• Name, Vorname, Titel, Betrieb, besuchte Seminare, Anschrift des Betriebs geben wir auf Anordnung an die jeweils zuständige Gesundheitsbehörde weiter, wenn wir dazu gem. Infektionsschutzgesetz bzw. der jeweils anzuwendenden Landesverordnung über Maßnahmen zum Schutz vor der Weiterverbreitung von Infektionen verpflichtet sind.
• Die Erinnerungsfotos schicken wir jeweils direkt zu Händen unserer Seminargäste.

Löschfristen:

Wir löschen personenbezogene Daten unserer Seminargäste in folgenden Einrichtungen nach folgenden Fristen:

• Personenbezogene Daten über Seminarbesuche in unserer Reservierungsdatenbank sowie in unserer Faktura-Software: elf Jahre nach dem Jahr des Seminarbesuchs (Zwecke sind vor allem die Rechnungslegung und Rechnungsprüfung)
• Personenbezogene Daten über Seminargäste und Seminarbesuche, die wir für die Vorbereitung der Unterlagen und die Abwicklung des Seminars in anderen Systemen (Word etc.) verarbeiten: jeweils im übernächsten Kalenderhalbjahr nach dem Seminarbesuch
• Personenbezogene Daten über Angebote, Korrespondenz etc.: nach elf Jahren
• Erinnerungsfotos unserer Seminargäste: jeweils im Quartal, das auf das Quartal des Seminarbesuchs folgt
• Privatanschriften für die Zusendung des Begleitmaterials bei Online-Seminaren: Unmittelbar nach Durchführung des Seminars.

Ihre Rechte und weiteren Informationsansprüche:

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns:

• Sie können von uns jederzeit detailliert Auskunft über den Umfang, die Zwecke und die Art der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns verlangen (Art. 15 DSGVO).
• Sie können eine Kopie der von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen (Art. 15 Abs. 3 DSGVO).
• Sie können ggf. verlangen, dass falsche Daten korrigiert werden (Art. 16 DSGVO) oder ihre Verarbeitung eingeschränkt wird (Art. 18 DSGVO) – jeweils unter den in der DSGVO genannten Voraussetzungen.
• Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z. B. bei Fotos, deren Veröffentlichung Sie uns erlaubt haben), können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 17 Abs. 1 DSGVO)
• Sie können der Verarbeitung unter den in Art. 21 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen widersprechen.
• Sie können verlangen, dass zu Unrecht verarbeitete Daten gelöscht werden (Art. 17 Abs. 1 DSGVO) oder ihre Verarbeitung eingeschränkt wird (Art. 18 DSGVO) – jeweils unter den in der DSGVO genannten Voraussetzungen.

Wünschen Sie, ein Recht uns gegenüber wahrzunehmen, wenden Sie sich bitte an uns und verwenden dafür bitte die oben angegebenen Kontaktdaten.

Sie können sich bei der zuständige Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie meinen, dass wir Ihre personenbezogene Daten unrechtmäßig oder falsch verarbeiten oder in anderer Weise unsere Pflichten zum Datenschutz Ihnen gegenüber nicht erfüllen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Anschrift: Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, https://www.datenschutz-berlin.de/

Verarbeitung von Nutzerdaten durch unsere Server

Bei der Nutzung unserer Website werden auf der Plattform, die wir bei unserem Provider gemietet haben, Informationen verarbeitet, die Ihr Browser an den Server übermittelt. Dies sind typischerweise: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite („Referrer URL“), IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage und HTTP-Statuscode. Die Verarbeitung dient der technischen Verwaltung und der Sicherheit der Website. Sie beruht daher auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren Betrieb unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden regelmäßig anonymisiert bzw. gelöscht.

Wir nutzen die Daten ferner in anonymisierter Form für Zwecke der Statistik, z. B. um die Anzahl der Besucher, die Anzahl der Seitenaufrufe, verwendete Suchbegriffe etc. auszuwerten. Zu diesem Zweck verwendetn wir das Tool „Statify“, das Daten über Seitenaufrufe auf unserer Website, die verweisenden Seiten und von unserer Website aus aufgerufene externe Seiten verarbeitet. Diese Daten werden ohne Personenbezug (also ohne IP-Adresse und dergleichen) verarbeitet und als Statistiken zusammengefasst dargestellt.

Wenn ein Besucher im Blogbereich auf unserer Startseite eine Antwort bzw. einen Kommentar hinterlassen möchte, werden sein Name und seine E-Mail-Adresse abgefragt und auf unserem Server gespeichert. Diese Angaben sind freiwillig. Übertragen werden bei dieser Übermittlung auch die IP-Adresse des Besuchers und die Identifikation des Browsers (der sog. „User-Agent-String“). Wir löschen die personenbezogenen Daten einmal pro Kalendervierteljahr.

Wir verarbeiten mit dieser Website keine Cookies und auch keine anderen personenbezogenen Daten der Besucher. Wir verwenden Google-Fonts, haben sie aber lokal auf unseren Systemen installiert, so dass keine Daten an Google übertragen werden. Entsprechendes gilt für JavaScript- und CSS-Dateien unseres Designs.

Weitere Angaben

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nicht.

Der Service-Provider unserer Website hat seinen Sitz in Deutschland, arbeitet nach den Bestimmungen der DSGVO und des BDSG und wurde von uns im Rahmen der Auftragserteilung zur Datenverarbeitung schriftlich auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch mit Microsoft Office 365; die Server, die dafür verwendet werden, haben ihre Standorte in Europa und werden nach den Standards der DSGVO betrieben.

Für unsere Online-Seminare verwenden wir Zoom. Wir geben keine personenbezogenen Daten unserer Seminargäste an Zoom weiter. Unsere Online-Seminare richten wir stets so ein, dass ein Teilnehmender den Seminarraum über einen Link betreten kann, ohne sich anmelden oder personenbezogene Daten preisgeben zu müssen. Die Datenschutzrichtlinien von Zoom finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html. Über die Sicherheit und den Datenschutz von Zoom haben wir hier etwas zusammengetragen.

Ferner verarbeiten wir Daten über die Telekommunikation über unsere Telekommunikations-Provider. Auch sie haben ihren Sitz in Deutschland, und auch sie wurden von uns im Rahmen der Auftragserteilung zur Datenverarbeitung schriftlich auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

Alle personenbezogenen Daten sind nach dem Stand der Technik vor unzulässigen Zugriffen, Veränderungen oder dem Löschen geschützt. Unsere Mitarbeiter wurden und werden weiterhin regelmäßig zu Fragen des Datenschutzes geschult und darauf sensibilisiert. Selbstverständlich haben wir sie zur Einhaltung der gesetzlichen und internen Regeln zum Datenschutz verpflichtet.

Wir verwenden auch keine Tools wie Google Analytics oder dergleichen und haben keinen Account bei Facebook. Wäre ja wohl auch noch schöner, als Datenschutz-Vorbild.